Организации любой формы собственности должны вести воинский учет, который включает в себя комплекс различных мероприятий. Правила воинского учета регулируются положением, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение № 719), Методическими рекомендациях, утв. Минобороны 11.07.2017 (далее – Методические рекомендации) и Инструкцией, утв. приказом Минобороны от 22.11.2021 г. № 700 (далее – Инструкция № 700). Для постановки организации на воинский учет необходимо обратится в военкомат по адресу регистрации юридического лица.

---

Мероприятия воинского учета необходимо оформлять в виде отдельного отчетного документа «План работы организации по ведению воинского учета и бронированию работников (граждан в запасе)» (17-е приложение к методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ). Скачать шаблон плана работ по осуществлению воинского учета

В дополнение к данному плану организациям необходимо отправлять в военкомат прочие отчеты воинского учета и сведения о сотрудниках в соответствии с существующим законодательством. Указанные выше требования существовали раннее, но 05.08.2023 обновился порядок ведения воинского учета, изменились сроки и формы документов. А с октября 2023 года повышаются штрафы за нарушение воинского учета.

Количество сотрудников, ведущих воинский учет в организации, определяется количеством военнообязанных по состоянию на 31 декабря прошедшего года (п. 19 Методических рекомендаций). Нормы следующие (п. 12 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.2006):

• 1 человек по совместительству — при наличии в штате до 500 граждан, подлежащих учету;
• 1 человек — при наличии от 500 до 2000 военнообязанных граждан;
• 2 человека — при наличии от 2000 до 4000 граждан;
• далее плюс один к указанным выше двум сотрудникам на каждые последующие 3000 человек предприятия. Если по норме необходимо иметь двух и более работников, занятых данной работой, то в организации создают отдельное подразделение — военно-учетный стол.

---

Изменения воинского учета

Изменения воинского учета внесены постановлением Правительства от 25.07.2023 № 1211 в положение о воинском учете.

Восемь ключевых изменений воинского учета с 05 августа 2023 года:

1. Новый порядок постановки и снятия с воинского учета. После реализации информационной системы «Единый реестр воинского учета» постановка и снятие граждан на воинский учет будет производится без личной явки в военкома. Так как работы по созданию Единого реестра воинского учета продолжаются, то ставить и снимать граждан с воинского учета будут в прежнем порядке ((п. 16.1, 16.2 положения № 719, п. 4 постановления Правительства от 25.07.2023 № 1211).
2. Новая форма уведомлений о приеме и увольнении. В нем необходимо указывать серию и номер паспорта, СНИЛС и полную дату рождение (код ВУС указывать уже не требуется). Скачать новый шаблон 2023 года уведомления о приеме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету
3. Новый срок подачи уведомление о приеме и увольнении. Необходимо уведомлять военкомат в течение 5 дней со дня приема или увольнения.
4. Уведомление об исправлениях (изменениях) и нарушениях в документах воинского учета. Необходимо уведомлять военкоматы в течении 5 дней о всех исправлениях, неточностях и нарушениях в документах воинского учета.  Скачать новый шаблон 2023 года уведомления об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете.
5. Уведомление о неисполнениях работником обязанностей по воинскому учету. Необходимо уведомить военкомат в течении 5 дней о неисполнении сотрудником обязанностей по воинскому учету и мобилизации.
6. Фиксация факта отказа работник в получении повестки. В случае отказа сотрудника от повестки, необходимо поставить в ней отметку о данном отказе с указанием даты отказа, должности, ФИО и подписи сотрудника, который вручал повестку. Также рекомендуется указать ФИО и подписи сотрудников, присутствующих при вручении повестки.
7. Получение повесток в электронном виде. В настоящее время ведутся работы по организации Единого реестра воинского учета (плановый запуск к осеннему призыву на срочную военную службу). Крайний срок — 1 апреля 2024 года (Указ Президента от 25.11.2022 № 854).
8. Отмена обязанности подачи списка граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста и граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. Эти сведения военкомат должен будет собирать самостоятельно. При необходимости военкомат может до 15 сентября направить в организацию бумажный или электронный запрос сведений. После чего работодатель обязан до 1 ноября предоставить в военкомат список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (п. 34 положения № 719, подп. «б» п. 13, п. 15 постановления Правительства от 25.07.2023 № 1211).  Скачать шаблон списка работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА

---

К указанным выше изменения необходимо готовиться к новым штрафам за нарушение воинского учета, которые существенно повышаются с 01 октября 2023 года.

Штраф могут выписать в 3-х летний срок со дня нарушения.

Таблица штрафов для работодателей за нарушения в воинском учете.

Описание нарушения работодателя	Статья КоАП	Сумма штрафа для должностного лица	Сумма штрафа для организации
Работодатель не уведомил сотрудника о том, что ему пришла повестка, в том числе электронная, и не отпустил работника вовремя в военкомат	21.2	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.	От 350 тыс. до 400 тыс. руб.
Работодатель вовремя не уведомил сотрудника о том, что ему пришла повестка в военкомат на мобилизацию, и не обеспечил его своевременную явку на сборные пункты и в воинские части либо не оказал военкоматам содействие в организации оповещения и явки	19.38	От 60 тыс. до 80 тыс. руб.	От 400 тыс. до 500 тыс. руб.
Работодатель не предоставил в установленный срок в военкомат списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет	21.1	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.	От 350 тыс. до 400 тыс. руб.
Работодатель не сообщил в военкомат или сообщил несвоевременно сведения, необходимые для ведения воинского учета. То есть всю информацию, которую работодатель должен передавать в военкомат, в том числе о приеме и увольнении военнообязанного	21.4	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.	Отдельной ответственности нет
Работодатель не исполнил обязанность по организации или обеспечению поставки техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации	19.38	От 60 тыс. до 80 тыс. руб.	От 400 тыс. до 500 тыс. руб.
Работодатель не исполнил военно-транспортные мобилизационные обязанности	19.25	От 40 тыс. до 50 тыс. руб.`	От 350 тыс. до 400 тыс. руб.

Таблица штрафов для сотрудников за нарушения в воинском учете

Описание нарушения работником	Статья КоАП	Сумма штрафа для сотрудника
Работник не явился по повестке в военкомат без уважительной причины	Часть 1 статьи 21.5	от 10 тыс. до 30 тыс. руб.
Работник не сообщил в военкомат актуальные сведения о себе. То есть об изменении семейного положения, образования, места работы, учебы или должности, о переезде на новое место пребывания	Часть 2 статьи 21.5	от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Работник не сообщил в военкомат о выезде из России на срок более шести месяцев или въезде в Россию или не явился в военкомат в установленный законом срок в случае наступления указанных событий	Часть 3 статьи 21.5	от 5 тыс. до 15 тыс. руб.
Работник, который подлежит призыву на службу, во время призыва уехал на срок больше трех месяцев, не предупредив военкомат	Часть 4 статьи 21.5	от 10 тыс. до 20 тыс. руб.
Работник уклоняется от медобследования	Статья 21.6	от 15 тыс. до 25 тыс. руб.
Работник умышленно испортил или уничтожил документы воинского учета	Статья 21.7	от 3 тыс. до 5 тыс. руб.
Работник не исполнил военно-транспортные обязанности	Статья 19.25	от 15 тыс. до 25 тыс. руб.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА

---

Изменения предельного возраста пребывания граждан в запасе и увеличение призывного возраста

К предстоящим ключевым изменениям воинского учета также стоит отнести новые сроки предельного возраста для воинского учета. Новый порядок вступит в силу с 01 января 2023 года (переходный период до 01.01.2028).

 

Предельный возраст зависит от звания: у рядовых он меньше, у старших офицеров — больше. В законе упоминаются все категории, но фактически максимальный возраст запаса меняется только у солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов. Данные категории будут пребывать в запасе не до 50 лет, а до 55. Кроме того, для этих же категорий меняется возраст «разрядов» — грубо говоря, очередности призыва в случае мобилизации. Предельный возраст первого разряда повышается с 35 до 40 лет, ко второму разряду — с 45 до 50 лет, к третьему — с 50 до 55 лет. У всех остальных категорий военнообязанных ничего не меняется.

После достижения предельного возраста запасника переводят в отставку и снимают с воинского учета. Могут снять с учета и раньше — если человек будет признан не годным к военной службе по состоянию здоровья.

---

Два вида воинского учета

Существует два вида воинского учета:

• Общий воинский учет.
• Специальный воинский учет. В данном случае на учет ставятся сотрудники:
  • Сотрудники органов уголовно-исполнительной системы.
  • Сотрудников МВД, Росгвардии, Государственной противопожарной службы
  • Сотрудников ФССП на должностях рядового и начальствующего состава
  • Сотрудников органов уголовно-исполнительной системы
  • Забронированных на период мобилизации и в военное время

---

Рекомендации по проверке документов при приеме сотрудника на работу

Ниже представлен список документов, на которые стоит обратить особое внимание при оформлении нового сотрудника. Перечисленные документы имеют непосредственное отношение к воинскому учету.

Паспорт

Проверьте 13 страницу со штампом «военнообязанный». Данный штамп вносится военкоматом или органами МВД.

Удостоверение гражданина, поступающего на военную службу

Данный документ выдается военкоматом при достижении 17 лет. Удостоверение получают мужчины, а также женщины с военно-учетной специальностью. Документ содержит фото, персональные сведения  и отметку о постановке на воинский учет (2 и 3 страницы).

Военный билет

Данный документ не должен содержать исправления. Сведения в нем должны быть занесены ручкой черного цвета. Первая страница содержит фото (но есть некоторые варианты советского образца без фотографии). Особое внимание необходимо уделить странице со штампом о месте учета. Возможна ситуация, когда есть отметка о снятии с учета, но нет отметки о постановки на учет по новому адресу. Отсутствие информации о постановке на учет не влияет на прием сотрудника, но в таком случае со стороны работодателя необходимо в 3-х дневный срок уведомить военкомат о данном сотруднике.

Персональная электронная карта

Данная электронная карта оформляется военкоматом по форме № 1/К из приложения 2 к Инструкции № 700. В ней указывают положение военнослужащего и его отношение к воинской обязанности.

Временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Данный документ могут выдать на время оформления военного билета.

Справка взамен военного билета

Данную справку получают граждане, пребывающие в запасе, но не прошедшие военную службу по призыву без законных оснований.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА

---

Тринадцать документов (уведомлений, сведений и отчетов) по воинскому учету для подачи в военкомат

 

Документ воинского учета	Унифицированная форма	Срок подачи	Ссылка для скачивания шаблона
План работы организации по ведению воинского учета и бронированию работников (граждан в запасе)	Приложение № 17 к Методическим рекомендациям (п. 37)	Раз в год по согласованию с военкоматом	Скачать
СВЕДЕНИЯ о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)	Приложение № 2к Положению о воинском учете	В течение 5 дней с момента приема или увольнения	Скачать
СВЕДЕНИЯ о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете	Приложение 10к Методическим рекомендациям (п. 29)	В течение 3 дней со дня выявления сотрудника. В течении 2 недель с момента получения запроса от военкомата	Скачать
СВЕДЕНИЯ об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете	Приложение № 2к Порядку (п. 2)	В течении 5 дней с момента изменений	Скачать
Список работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке	Приложение № 6к положению о воинском учете	До 1 ноября по запросу военкомата	Скачать
Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учет	Приложение № 7к положению о воинском учете	До 1 ноября по запросу военкомата	Скачать
Список сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете	Приложение № 23к Инструкции (п. 36)	Один  раз в год по согласованию с военкоматом	Скачать
Карточка учета организации	Форма № 18	Перед новым годом по согласованию с военкоматом	Скачать
Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе	Форма № 6	Перед новым годом по согласованию с военкоматом	Скачать
Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время	Форма 19	Перед новым годом по согласованию с военкоматом	Скачать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ воинского учета	Унифицированная форма	Срок подачи	Ссылка для скачивания шаблона
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту	Форма № 10	Заполняется при приеме на работу нового сотрудника	Скачать
Приказ об организации воинского учета, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе	Приложение № 4к Методическим рекомендациям (п.22)	—	Скачать
Должностная инструкция сотрудника, ответственного за ведение воинского учета	—	—	Скачать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Главный орган, контролирующий исполнение норм Трудового кодекса и охраны труда — федеральная инспекция труда (ст. 354 ТК РФ). На уровне регионов надзор за соблюдением норм ТК РФ и других нормативных актов компаниями и ИП осуществляют государственные инспекции труда (ГИТ). Виды проверок, порядок их проведения, основания для проверок зафиксированы в ст. 360 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ и в других нормативных правовых актах, касающихся трудового права. Полномочия проверяющих инспекторов закреплены в ст. 357 ТК РФ. На данный момент времени действует семилетний мораторий на плановые проверки организаций. Но это не относится к внеплановым проверкам государственной инспекции труда (ГИТ). Классификация проверок ГИТ Существуют три типа проверок трудовой инспекции: Плановые проверки. Внеплановые проверки. Профилактические визиты (с 2021 года). Данное мероприятие включает беседу с работодателем без штрафов и предписаний. Способ проведения проверки может быть следующим: Выездные. В данном случае инспектор присутствует лично и вправе запросить оригиналы документов за прошлые периоды. Документарная проверка. В данном случае удаленно запрашиваются заверенные копии (сканы) документов. Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней (ч. 4 и 5 ст. 11 ФЗ-294) предоставить необходимые копии документов. Сводный план проверок представлен на сайте Роструда (федеральная служба по труду и занятости) в соответствующем разделе. Также информация о плановых проверках может размещаться на сайте Генпрокураторы. На данный момент времени действует семилетний мораторий на плановые проверки организаций. В соответствии с постановлением Правительства от 10.03.2023 № 372, мораторий на плановые проверки ГИТ для юридических лиц и ИП не проводятся до 2030 года. Но это не относится к внеплановым проверкам государственной инспекции труда (ГИТ). Также мораторий на плановые проверки не действует для следующих организаций: опасное производствам II класса опасности; гидротехнические сооружения II класса; объекты контроля в категориях чрезвычайно высокого и высокого риска (постановление Правительства РФ от 01.10.2022 № 1743). Периодичность проведения проверок зависит от принадлежности организации к категории риска: Высокая категория риска.  Один раз в 2 года. Значительный категория риска.  Один раз в 3 года. Средняя категория риска.   Один раз в 5 лет. Умеренная категория риска.  Один раз в 6 лет. Низкая категория риска.  Проверка не проводится. Информация об организациях с категориями риска отражается на сайте Роструда. В любом случае, работодателю необходимо помнить, что трудовая инспекция обязана провести внеплановую проверку на основании следующего списка причин: Наличие угрозы жизни и тяжкого вреда здоровью граждан. Подтвержденный факт причинения такого вреда. Истечение срока исполнения предписания, вынесенного ранее о принятии мер к устранению нарушений, угрожающих жизни и здоровью граждан. Обращение работников о невыплате или неполной выплате зарплаты дольше месяца. Как показывает практика, большинство внеплановых проверок ГИТ проводится из-за жалобы сотрудников и по причине несчастных случаев. Чтобы визит инспекции труда в организацию не вызвал существенных проблем, рекомендуется периодически проводить внутренний аудит по следующим документам и мероприятиям: Кадровый учет. Охрана труда. Иностранные работники. Организация медосмотров. Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ). Необходимо проверить наличие и корректность оформления всех документов в соответствии с законодательством. Большим преимуществом для работодателя будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за пару кликов сформировать нужный документ за прошлые даты и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда. Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров и воинского учета. При проведении данного аудита особое внимание необходимо уделить документу «Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией (дифференциацией) по степени риска». Данный документ публикует Роструд.  Скачать перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией. Если ожидается плановая проверка, то работодатель заранее получит примерный список вопросов от ГИТ. Ознакомиться с различными вариантами проверочных листов Вы можете заранее в соответствующем документе Роструда (скачать ПРИКАЗ от 1 февраля 2022 г. N 20 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ) ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА) ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА). Ниже представлен основной список того, что инспектор ГИТ проверит в приоритетном порядке: наличие и порядок заполнения трудовых договоров; правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; трудовые книжки и книгу их учета; приказы по личному составу (прием, перевод и т. д.); правомерность работы в выходные дни и сверхурочно; порядок и своевременность предоставления отпусков; порядок и сроки выдачи зарплаты; соблюдение правил охраны труда; наличие положения о персональных данных; порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан и т.п.   Нарушение трудового законодательства: штрафы и ответственность Нарушение трудового законодательства грозит работодателю штрафами, в некоторых случаях возможен запрет на осуществление предпринимательской деятельности. К наиболее распространенным нарушениям работодателей относятся: Отсутствие обязательных документов. Есть ряд документов, которые обязательно должны быть в компании (положение о персональных данных, штатное расписание, различные журналы учета документов и т.д.). Если инспектор не обнаружит нужного документа, он выпишет штраф; Ошибки в кадровых документах (нет подписи работников в приказах и договорах, в трудовом договоре не прописаны обязательные условия и т. п.); Сотрудники давно не были в отпусках, отсутствует график отпусков, ошибки в расчете отпускных; Зарплата работников ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ); Зарплата выдается один раз в месяц (ст. 136 ТК РФ); Незаконное увольнение работников; Вместо трудового договора заключен договор ГПХ (ст. 15 ТК РФ); Не проведена специальная оценка условий труда(СОУТ); Нарушены права сотрудников в декрете. Ниже представлена таблица штрафов за наиболее распространенных нарушения. Что нарушили Размер штрафа Повторное наказание Статья Отсутствие трудового договора или его неправильное составление ИП — штраф от 5000 до 10 000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? Должностные лица — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ Задержка заработной платы, неполные выплаты или выплаты меньше МРОТ ИП — штраф от 1000 до 5000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ? ИП — штраф от 10 000 до 30 000 ? Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ? ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ Другие нарушения трудового законодательства ИП — штраф от 1000 до 5000 ? Должностные лица — штраф от 1000 до 5000 ? Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ? ИП — штраф от 10 000 до 20 000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 50 000 до 70 000 ? ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ Нарушение требований к условиям труда ИП — штраф от 5000 до 10 000 ? Должностные лица — штраф от 5000 до 10 000 ? Компании — штраф от 60 000 до 80 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток ч. 1 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ Допуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, а также без обязательных медицинских осмотров ИП — штраф от 15 000 до 25 000 ? Должностные лица — штраф от 15 000 до 25 000 ? Компании — штраф от 110 000 до 130 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ Отсутствуют необходимые работникам средства индивидуальной защиты ИП — штраф от 20 000 до 30 000 ? Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ? Компании — штраф от 130 000 до 150 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток ч. 4 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ Вне зависимости от того, попала организация в план проверок или нет, рекомендуется ответственно подходить к работе с кадровыми документами и охране труда.  Ключевым преимуществом для любой организации будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать необходимый документ за прошлые периоды и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда. Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров и воинского учета.

 

На практике, множество организаций продолжают хранить в открытых файлах Excel и Word различную информацию и сведения, такую как:

• Персональные данные собственных сотрудников и анкеты кандидатов. подробнее
• Персональные данные работников партнеров (поставщиков и покупателей). Данная информация попадает через обмен реквизитами, паспортными данными руководителей в процессе согласования договоров или работы с прочими документами.
• Договоры и первичные документы с финансовой информацией.
• Финансовые отчеты.
• Кадровые документы и отчеты.
• Документы и корреспонденцию с персональными данными.

Если сотрудники хранят перечисленную выше информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.

Утечка информация – серьезная проблема и реальная угроза для большинства предприятий, представляющих различные отрасли. Данные могут быть утеряны по причине злого умысла третьих лиц, по неосторожности сотрудников. При умышленной организации наносится серьезный ущерб. В условиях конкуренции такой прием используют многие сторонние организации, чтобы получить преимущество над конкурентами, пусть и таким незаконным способом.

Информационная безопасность, или ИБ, — это комплекс мер, предпринимаемых для защиты от утечки или взлома программ, компьютерных систем и данных. Средства информационной безопасности защищают данные от утечки, программы, системы и сети — от взлома, несанкционированного доступа, порчи файлов или других видов атак.  За утечку конфиденциальных данных пользователей предусмотрена ответственность по закону. Так что меры по безопасности — это еще и способ избежать проблем с законодательством и потери доверия клиентов.

Четыре базовых меры организации информационной безопасности:

1. Установка антивирусов на рабочие компьютеры.
2. Установка паролей для входа на рабочие компьютеры
3. Применение специального программного обеспечения для работы и хранения информации по сотрудникам, договорам, документам и клиентам. Например, можно не отказываться от работы с файлами Word и Excel, но хранить их не в открытом доступе во множестве папок, а хранить эти файлы внутри специальных программ. Доступ к данным программам осуществляется по логинам и паролям, которые известны пользователям данной программы.
4. Если на данный момент в Вашей организации не существует регламентов и правил по информационной безопасности, но применяете отдельное программное обеспечение, в котором хранится финансовая информация и персональные данные, то проверьте, каким образом программа хранит эти сведения в своей базе данных:
   1. Удаленно на сторонних серверах (например, облачные веб-сервисы).
   2. Или все данные хранятся в рамках Вашей инфраструктуры (локальная сеть, сервер, рабочие компьютеры). Данный вариант более предпочтителен. Контролировать собственные компьютеры, серверы и свою локальную сеть проще на базовом уровне информационной безопасности.

В зависимости от формата и способа хранения персональных данных различают правила:

1. Для бумажных документов с персональными данными: хранение в сейфах или металлических несгораемых шкафах. Для доступа к документам устанавливается определенный список сотрудников. Данные сотрудники должны подписать письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
2. Для электронных документов: необходимо запретить доступ к ним сторонних лиц. Для этого нужно решить вопросы информационной безопасности и резервного копирования баз данных сотрудников. Хранить электронные копии личных документов сотрудников в открытых файлах закон также не позволяет. Если Роскомнадзор при проверке обнаружит сканы, например, паспортов, дипломов и военных билетов, компанию оштрафуют так же, как если бы вы хранили эти копии на бумаге.

---

ПОДРОБНЕЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Как было сказано выше, информационная безопасность – это набор мер, осуществляемых для исключения несанкционированного доступа, использования или уничтожения информации, представленной в электронном или любом другом виде. Например, сохраняемой на бумажных носителях, передаваемой в ходе телефонных переговоров или по е-мейл переписке.

Объектом защиты информационной безопасности могут быть любые данные, от секретных разработок до важной переписки в смартфоне с упоминанием финансовой информации.

Прежде всего, нужно защищать критическую инфраструктуру, то, без чего невозможна деятельность организации, компании, государства. Это, конечно же, компьютеры, серверы, локальные сети средства телекоммуникации, через которые обычно и происходит утечка данных.

Информацию можно получить не только из телефона и компьютера, но и путем старой доброй «прослушки», поэтому серьезные организации разрабатывают комплексную систему обеспечения информационной безопасности, включающую в себя защиту зданий и сооружений, занимаемых организацией, от постороннего проникновения и «прослушки».

Существуют следующие категории объектов защиты:

• Информация (цифровые и аналоговые сигналы, электронные данные).
• Ресурсные объекты (системы программно-аппаратного обеспечения).
• Физические объекты (постройки, оборудование, территории, коммуникации, прочее).
• Пользовательские объекты, субъекты и владельцы информации.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Персональные данные. Сведения о физическом лице: ФИО, паспортные данные, номер телефона, физиологические особенности, семейное положение и другие данные. 152-ФЗ — закон, который обязывает охранять эту информацию. Сотрудник, работающий с персональными данными, несет ответственность за их защиту и не должен передавать данные третьим лицам. Информация о клиентах и сотрудниках относится как раз к персональным данным.

Коммерческая тайна.  Этовнутренняя информация о работе компании: технологиях, методах управления, клиентской базе. Если эти данные станут известны посторонним, компания может потерять прибыль.

Организация сама решает, что отнести к коммерческой тайне, а что можно публиковать в отрытом виде. При этом не вся сведения могут быть коммерческой тайной — например, нельзя закрыть доступ к ФИО учредителей юридического лица, условия труда или факты нарушения законов. Вопросы коммерческой тайне регулирует закон 98-ФЗ.

Профессиональная тайна. К данной информации относятся врачебная, нотариальная, адвокатская и другие виды тайны, относящиеся к профессиональной деятельности. Профессиональную тайну регулируют несколько специальных законов.

Служебная тайна. Сведения, которые известны специальным службам и ведомствам, например, налоговой или ЗАГС. Такие данные обычно хранят государственные органы, они отвечают за их безопасность и предоставляют только по официальному запросу.

Государственная тайна. Сюда относят военные сведения, данные разведки, информацию о состоянии экономики, науки и техники государства, его внешней политики. Эти данные самые конфиденциальные — к безопасности информационных систем, в которых хранится такая информация, предъявляют самые строгие требования.

Если ваша компания хранит персональные данные, коммерческую или профессиональную тайну, то эти данные нужно защищать особым образом. Для этого необходимо ограничить доступ к ней посторонним лицам — установить уровни доступа и пароли, применять специальное программное обеспечение.

---

В итоге необходимо помнить, когда дело касается безопасности электронных (цифровых) данных (к которым относятся также файлы Word и Excel), то в данном случае к техническим средствам реализации относятся компьютеры, сервер и программное обеспечение. Информационная безопасность организации подразумевает хранение данных на собственном или арендованном и защищенном от постороннего проникновения сервере, использование для обмена данными защищенного соединения и все, о чем мы говорили выше.

После отмены прежних Правил ведения трудовых книжек отпало обязательство для работодателей вести карточки Т-2 с сентября 2021 года. Ранее требовалось фиксировать все изменения по трудовой карточке в документы Т-2 и знакомить сотрудника под роспись с данной личной карточкой (Постановление Правительства 225 от 16.04.2004).  В настоящее время применяются Правила в соответствии с Постановлением правительства 320Н от 19.05.2021. В новых правилах нет информации об обязательности ведения личной карточки. Смена правил не означает автоматически отказ от формы Т-2. Для отмены ведения личной карточки в организации необходимо издать соответствующий приказ о прекращении ведения Т-2 по работникам. Также обновляются все локально-нормативные акты с информацией по Т-2 (например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках могут содержать сведения о ведении личных карточек). Организация обязана исполнять условия своих локальных нормативных актов (статья 22 ТК РФ), и если в них останется требование учитывать Т-2, то государственная инспекция труда может оштрафовать организацию, если она прекратила вести личные карточки (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если вы решили отказаться от ведения Т-2, то обязательно проверьте все свои локальные акты. Стоит отметить, что с обновленной редакцией локальных актов нужно обязательно знакомить сотрудников. Личная карточка Т-2 продолжает учитываться в организациях Как показывает статистика 2022-23 годов, многие специалисты отдела кадров продолжают учитывать личные карточки работников Т-2.  Некоторые кадровые специалисты видят следующие преимущества ведения форм Т-2: В шаблоне личной карточки присутствует отдельный блок, который позволяет вносить сведения по отпускам. Это упрощает учет отпусков. В карточке Т-2 хранится личные сведения по сотруднику, включая образование и квалификации. Также хранятся данные по семье и прочие сведения. Бумажный вариант карточки Т-2 с подписью сотрудника можно применять как доказательства при спорах между работодателем и сотрудником (например, в случае возникновения разногласия о выполнении обязательств по отпускам). Хотя существующие подписанные приказы на отпуск с ознакомлением сотрудника также является подтверждением и без карточки Т-2.   Если организация продолжает вести личные карточки Т-2 в бумажном виде, то можно использовать Унифицированные формы личной карточки в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В государственных (муниципальных) учреждениях применяют отдельную форму Т-2ГС(МС). Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений Скачать программу для формирования различных вариантов личных карточек Т-2 На практике многие кадровые специалисты используют собственные измененные шаблоны личных карточек. Это разрешено с 2013 году, так как появилась возможность утверждать свои шаблоны личной карточки и прочих первичных документов (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011). В собственном варианте бланка личной карточки можно исключить разделы, которые в организации не заполняются, а также увеличить количество строк нужных разделов (напр., сведения об отпусках). Одновременно разрешается убрать реквизит «подпись работника» там, где подпись сейчас не требуется. Новая форма утверждается приказом работодателя, при этом надо указать, с какого числа будут применяться новые карточки. Прежние карточки Т-2 (до изменений) повторно переписывать в новом шаблоне не требуется. Воинский учет в личной карточке Т-2 Ранее требовалось заполнять сведения по воинскому учету в личных карточках Т-2( в соответствии с приказом Министра Обороны РФ от 18.07.2014 № 495). Раздел III Положения о воинском учете (постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.) говорит, что воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Минобороны России. В 2021 году постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 прекратило действовать с 01.09.2021, а новый Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, не содержит требования дублировать записи в трудовой книжке в личной карточке и знакомить с ними работника под подпись. В ноябре 2021 года вышел приказ Министра Обороны РФ, который утвердил новую форма карточки воинского учета, (приказ Министра Обороны РФ от 22.11.2021 № 700, вступил в силу с 08.01.2022). Скачать шаблон Формы № 10 для воинского учета Срок хранения личных карточек Т-2 и ответственность по ним В соответствии с Приказом Росархива 236 от 20.12.2019 карточки Т-2 необходимо хранить 50 лет. Если сотрудник был уволен до 19.02.2020, то срок хранения 75 лет (ранее такой срок соответствовал  Приказу Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказу Главархива СССР от 15.08.1988). За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, ранее могли оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.  После отмены Правил 225 у отсутствуют основания для привлечения к ответственности. Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2. Так как в личных карточках отражаются персональные данные, необходимо ограничить свободный доступ прочих сотрудников к документам Т-2.  Подробнее об информационной безопасности и хранении персональных данных Заполнение личной карточки Т-2 Хотя личная карточка сотрудника Т-2 уже не обязательный документ, то многие работодатели продолжают их вести. Учет сведений по сотруднику в едином карточке дает определенные преимущества кадровому специалисту. Например, сведения по семье позволят включить детей сотрудника в список получателей подарков или путевок в летние лагеря. Информация о дополнительном образовании и степень знания иностранного языка дают возможность проанализировать компетенции работника и предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже используются как основание для документов на награждение. Формат шаблона (бланка) личной карточки Т-2 Стандартный шаблон Т-2 включает 4 страницы. Первая и вторая страницы заполняются в процессе оформления работника на должность, сведения в третью и четвертую страницы вносятся в процессе работы сотрудника и оформления ключевых кадровых мероприятий (например переводы, аттестации, отпуска и т.п.). Верхняя часть (шапка) личной карточки Т-2 включает поля для внесения кодов ОКУД (код самой карточки) и ОКПО (код учреждения). Внесите дату формирования Т-2. Заполните поля: Табельный номер сотрудника. ИНН можно не заполнять (если сотрудник не предоставил ИНН). СНИЛС — страховой номер укажите обязательно. «Алфавит» — введите начальную букву фамилии сотрудника. Характер работы может быть постоянным или временным Вид работы — основная или по совместительству. Укажите пол. Форма Т-2 содержит 11 подразделов (блоков тематической информации): Раздел 1. Общие сведения. Раздел 2. Сведения о военном учете. С 2022 года этот раздел в Т-2 не обязателен.  Сведения о воинском учёте вносятся в Форму №10 (карточка гражданина, подлежащего воинскому учету).  Скачать шаблон Формы № 10 для воинского учета Раздел 3. Прием на работу и переводы на другую работу. Раздел 4. Аттестация. Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка. Раздел 7. Награды (поощрения), почетные звания. Раздел 8. Отпуск. Раздел 9. Социальные льготы. Раздел 10. Дополнительные данные. Раздел 11. Основание прекращения трудового договора (увольнения). Учет личных карточек Т-2 в электронном виде Работодатель самостоятельно принимает решение в каком формате вести личные карточки: Бумажный формат Учет в электронном виде Роструд разрешает электронный учет Т-2. При этом существующие (прежние) личные карточки в бумажном виде необходимо перевести в архивное хранение.  При переходе на электронный формат учета личных карточек, рекомендуется в созданные ранее Т-2 в бумажном виде внести запись «Внесение записей в личную карточку не производится с «___» ____ 20___ г., в связи с переходом на электронный формат. Основание: приказ от …. № ….». Данную запись можно внести н в конце последнего листа Т-2. Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 Скачать шаблон (бланк) личной карточки Т-2 для государственных (муниципальных) учреждений Скачать программу для формирования различных вариантов личных карточек Т-2

 

По правилам русского языка (несмотря на схожесть) слова «совместительство» и «совмещение» не являются однокоренными и смысл этих слов различный. Трудовой кодекс РФ с 2006 года также разделяет данные понятия соответствующими главами и статьями. Совместительство и совмещения относятся к видам дополнительной работы, другими словами это режимы работы. В основе отличий лежит «время выполнения работы». Если очень кратко, то «совмещение» ограничено временем рабочего дня, а «совместительство» выходит за рамки рабочего дня.

---

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО

Начнем c анализа термина «совместительство», а именно такого его вида, как «внутреннее совместительство». С понятием «внешнее совместительство» сложностей нет, так как речь идет о работе сотрудника в другой организации в период времени, когда он не занят работой у основного работодателя.

Внутреннее совместительство определяется двумя ключевыми признаками:

1. Сотрудник выполняет рабочие обязанности по совместительству в свободный период от рабочего времени по основной должности (это могут быть и выходные дни). Не забываем, что речь идет об одной организации.
2. Наличие отдельного трудового договора с указанием зарплаты, в дополнение к трудовому договору по основной должности.

---

СОВМЕЩЕНИЕ

Что касается совмещения, то ключевое условие данного вида работы, это одновременное исполнение рабочих обязанностей в рабочее время по  основной должности у одного работодателя. Конечно, работа по совмещению компенсируется в виде доплаты к окладу по основной должности. На практике количество видов совмещений несколько, например:

• Совмещение должностей
• Совмещение профессий
• Увеличение объема работ
• Расширение зоны ответственности (обслуживания)

Если у совместительства основанием является трудовой договор с регулярной заработной платой, то у совмещения основанием может быть дополнительное соглашение к трудовому договору по основной должности, приказ о совмещении и письменное согласие работника. По оплате за совмещение назначается доплата к основному окладу.

---

ТРУДОВАЯ КНИЖКА И ОТПУСК ПРИ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВИДАХ РАБОТ

Так как увеличивается объем работ по совместительству и совмещению, то возникает вопрос, фиксируется ли это в трудовой книжке ? Ответ следующий:

• При совместительстве отметку в трудовую книжку вносят по заявлению работника
• При совмещении отметка в трудовую книжку не вносится.

Необходимо также отметить и разницу в расчетах по отпускам:

• При совместительстве учитывается полноценный отпуск
• При совмещении не предоставляют отдельный отпуск. Но сумма отпускных будет увеличена с учетом доплаты за совмещение.

 

Для более подробного изучения вопросов «совместительства» и «совмещения» лучше обращаться Трудовому кодексу РФ:

• ТК РФ Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей).
• Статья 282 ТК РФ. Общие положения о работе по совместительству

---

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК СОВМЕЩЕНИЯ И СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА

Должностная инструкция – относится к важной составляющей трудовых отношений; это  документ, содержащий требования работодателя к обязательствам сотрудника в рамках должности, в соответствии с умениями, навыками и опытом работника.

Должностные инструкции можно отнести к локально нормативным актам, которые регулируют отношения между сотрудником и организацией. Формально, закон в явном виде не требует от  работодателя утверждать должностные инструкции как обязательные документы. Но ст.57   ТК РФ ссылается на включение в трудовой договор, как минимум пункта о      трудовой функции работника, которую определяет письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6.   Рекомендуется      знакомить кандидата со списком обязанностей и требований. Для этого желательно закрепить  должностные инструкции по каждой должности, в рамках штатного расписания. Стоит также   отметить ч.3 ст. 68 ТК, где говорится про «иные локальные акты, непосредственно связанных   с трудовой деятельностью работника», обязательных для ознакомления под роспись каждого   поступающего на работу. И нужно не забывать, что ряд ведомств издают собственные приказы, определяющие требования к должностным инструкциям. В целом, наличие должностной инструкции не является необходимым для кадрового документооборота, но может защитить вас от многих возможных проблем.

 

Преимущества наличия должностных инструкций

Чтобы оценить преимущества применения должностных инструкций с точки зрения управленческого подхода, то можно определить ряд ключевых преимуществ для работодателя:

• Снижение рисков при составлении трудового договора. Одним из обязательных условий трудового договора является условие о трудовой функции (ст.57 Трудового кодекса РФ и Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
• Привлечение работника к ответственности в случае невыполнения должностных обязанностей. В должностной инструкции довольно подробно указывается, что именно должен делать работник, занимая ту или иную должность.
• Описание требований к работнику. По закону работодатель имеет право устанавливать требования к сотруднику занимающему (или претендующему) на должность.

Должностная инструкция — не обязательный документ, но его рекомендуется применять для задач управления персоналом.

---

Методика разработки должностных инструкций

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность в штатном расписании без привязки к персоналии. Формированием документов в крупных организациях занимаются отдельные подразделения (например, управление персоналом), а в небольших – руководители или определенные сотрудники. Разработку должностных инструкций можно передать сторонней профильной организации.

Простота формирования должностных инструкций определяется тем, что по ним не существует централизованных нормативных акты или требований от профсоюзов. Не стоит забывать про периодические обновления должностных инструкций по причине постоянных изменений технологических условий труда. Изменение должностных инструкций регулирует ст.74 ТК РФ.

Шаблон должностной инструкции

Должностная инструкция может быть представлена тремя способами:

1. Как отдельное приложение к трудовому договору.
2. Как самостоятельный документ, на который ссылается трудовой договор.
3. Трудовой договор может не содержать информации о должностной инструкции, ее можно ввести отдельным приказом либо распоряжением руководителя. После ознакомления с данным приказом работника, должностная инструкция становится обязательной.

Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора. В любом случае,  требовать от работника соблюдения должностной инструкции можно только после ознакомления сотрудника с инструкцией под подпись. Должны подписываться два экземпляра должностной инструкции, для работника и работодателя.

Должностная инструкция включает следующие разделы:

• Общие положения. Данный раздел включает требования к образованию и стажу. Также можно установить квалификационные требования для кандидатов.

• Должностные обязанности. В этом разделе указывается функционал работника, в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п.

• Права. Данный раздел описывает права работника, необходимы ему для выполнения должностных обязанностей.

• Взаимоотношения. В данном разделе можно описать связи с другими должностями и подразделениями(отделами).

• Ответственностьи оценка работы. В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции и прочих локальных нормативных актов.

 

Планирование и контроль рабочего времени персонала относится к одной из ключевых задач работодателя.

От фактического отработанного времени сотрудников зависят затраты по заработной плате.
Также учет рабочего времени позволяет оценить производительность труда организации.

Учет рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации.
В данный учет включены часы, в которые работники выполняют обязанности, предписанные должностными инструкциями и трудовыми договорами, а также внутренними локально-нормативными актами организации. Сверхурочная занятость также учитывается и оплачивается отдельно.  ТК РФ регулируют и продолжительность работы. По текущим нормативам она равняется 40 часам в неделю (Статья 91 ТК РФ).

Другими словами, учет времени сотрудника — это правило подсчета рабочих часов. Фактически отработанное время заносится в табель. Ведение табеля (формы Т-12 им Т-13) также регулируется законодательством как обязательное для всех организаций, независимо от вида деятельности и количества сотрудников.

В кадровом делопроизводстве выделяются  два понятия для учета рабочего времени:

• график работы (планируемый режим);
• график учета (табель) фактического рабочего времени за месяц или прочий отчетный период.

---

ВИДЫ ГРАФИКОВ РАБОТЫ

Планируемый график работы определяет режим рабочего времени сотрудников по следующим критериям:

• Длительность трудовой недели. Например, пятидневная рабочая неделя (5 будних дней и 2 выходных). Также может быть шестидневка (6 рабочих дней и 1 выходной). На практике также применяются гибкие (сменные) расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Начало и окончание исполнения сотрудником служебных обязанностей.
• Продолжительность и график перерывов.
• Количество смен (например в производстве).
• Выделение персонала с ненормированным режимом работы.

График работы необходимо формировать в каждой организации.  Если в организации принят единый режим рабочего времени (40-часовая пятидневная рабочая неделя), то можно не утверждать отдельные документы по графику работы.  Но для указанных ниже ситуаций, обязателен документированный учет графика работы:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

График работы прописывается в рамках трудового договора или должностной инструкции.
Выделяют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Если сотрудник с таким графиком отработает сверхурочно, то дополнительное время необходимо оплатить. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Применяется для сотрудников, которые могут работать в нестандартное рабочее время. Например, если работа предполагает задержки на рабочем месте, командировки или выходы в выходные дни. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не учитываются для оплаты. Но сотрудник получает 3-10 дней дополнительного оплачиваемого отпуска ежегодно к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Не существует официальных терминов «гибкий» или «свободный» график работы. В таком случае в трудовом договоре указывают определенное количество рабочих часов в неделю. На практике также встречаются трудовые договоры, где регламентируют время, в течение которого можно контактировать с сотрудником по телефону или мессенджеру. Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания рабочего периода. Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям.
• Сменный график. При таком варианте в трудовом договоре прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Составляется расписание смен до начала месяца. Ночные часы (с 22:00 до 6:00) учитываются в табеле отдельно для оплаты в двойном размере. Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
• Суммированный учет. Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год. Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки.
• Разделение дня на части. Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

---

ВИДЫ УЧЕТА ФАКТИЧЕСКОГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (ТАБЕЛИ)

Каждая организация использует собственный вид учета рабочего времени исходя из особенностей своей деятельности. Для описанных выше графиков работы применяют следующие виды учета фактически отработанного времени:

• Поденный (каждодневная фиксация отработанных часов). Сочетается с нормированным графиком. В табеле фиксируется количество часов, отработанное сотрудник за день.

• Понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели). Применятся для учета фактически отработанного времени в случаях с различной длительностью пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Понедельный учет рабочего времени (как и поденный) применяются исходя из того, что в рабочей неделе 40 часов, но распределяться по дням они  могут по-разному. Необходимо подсчитать общее отработанное время в неделю. Если итог 40 часов недельной работы, то оплата по фиксированной ставке. Сверхурочные оплачиваются отдельно.

• Суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).На практике встречаются следующие периоды учета:
  • месяц;
  • квартал;
  • год.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода. При суммированном учете времени работников с вредными условиями труда нельзя применять учетный период более трёх месяцев.  Общее количество отработанных часов фиксируется ежедневно, но общий итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

На табель рабочего времени влияет  т.н. производственный календарь, составляемый ежегодно. Данный календарь учитывается государственные и профессиональные праздников, выходные и  укороченных предпраздничных дней. Также в табеле учитываются командировки, отпуска, больничные и прочие причины отсутствия сотрудников на работе.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата и прочие доплаты. В настоящее время (с 01.01.2013) не обязательно использование строгой унифицированной формы табеля. Можно применять свой вариант шаблона табеля, важно чтобы в нем содержались необходимые реквизиты для первичных документов (регулируется законом 402-ФЗ).

Существуют два унифицированных шаблона табелей: Т-12 и Т-13.  Главное отличие Т-12 от Т-13 в том, что первый документ предназначен для ручной фиксации рабочего времени сотрудников и в нем есть блок для расчета зарплаты.  Табель Т-13 можно заполнять в кадровых и бухгалтерских программах. Т-13 не содержит раздел расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию. 

---

ИТОГ

График работы (график сменности) документ для времени сотрудника на будущие периоды (неделя, две недели, месяц). График работы не учитывает возможных фактических отклонений по времени работы от планового времени.  Данный документ не сдается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Табель фиксирует фактическое рабочее время за период (неделя, две недели, месяц) с учетом ежедневных рабочих часов. Табель учета рабочего времени сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Рабочие часы в табеле, не обязательно должны совпадать с запланированным ранее графиком работы. Это не противоречит закону. Могут быть ситуации, когда сотрудники отсутствуют на работе из-за болезни, прогулов и т.п. И наоборот, они могут привлекаться к незапланированной сверхурочной работе или работе в выходные дни.

Учет рабочего времени регулируется ст. 91 Трудового кодекса РФ. Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.  Учет фактически отработанного времени ведется по каждому сотруднику. Для табелей применяются две формы:

• учет рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13).