Срок уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки, который должен был истечь 30 июня 2020 года, продлили до 31 октября 2020 года в связи с периодом работы в удалённом режиме многих компаний.

Мы решили еще раз напомнить, как работодателям подготовиться к изменениям и что делать, чтобы избежать ответственности за нарушения?

Данный переход — часть реализации национального проекта «Цифровая экономика», берущего начало в Указе Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Электронная трудовая книжка поможет избежать безответственного отношения к данному документу, а также реализует следующие преимущества для обеих сторон:

• снизятся издержки на приобретение, ведение хранение трудовых книжек;
• исчезнет ответственность за их сохранность и трата времени на бумажное оформление;
• появятся дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
• уменьшится число ошибок, недостоверных сведений о трудовой деятельности;

Однако не стоит наивно полагать, что отсутствие бумажной версии документа означает отсутствие проблем. Данный переход несет для работодателей следующую сложность – дублирование записей в электронном и бумажном формате в трудовых книжках работников, желающих оставить бумажную версию документа, а также ответственность за возможные нарушения.

В соответствии со ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работодатель обязан в течение 2020 года провести следующие мероприятия:

1. При необходимости принять или внести изменения в локальные нормативные акты.
2. Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
3. Но главное в 2020 году — уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для хранения информации о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда, куда работодателям необходимо будет вносить советующие данные.

Существуют два развития событий для работодателя:

• Выдать на руки бумажные трудовые книжки тем, работника, которые не напишут заявление об их сохранении, всю ответственность за сохранность сведений с этого работники возьмут на себя.
• Дублировать записи в бумажной трудовой книжке тех работников, кто до конца года в письменной форме изъявил о желании сохранить трудовую книжку в бумажном оформлении.

Несмотря на некоторые сложности, возникшие с подготовкой перехода на электронный формат трудовых книжек, это решение открывает множество перспектив в вопросах трудоустройства и оформления пенсий. И, безусловно, со временем обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Актуальную информацию по теме можно найти на сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка».

«Известия» сообщают, что в Трудовой Кодекс могут внести поправки, которые предусмотрят правила работы на удаленке и урегулируют социально-трудовые отношения. Министерство труда и социальной защиты в целом поддержало поправки в Трудовой кодекс, раскрывающие основные понятия и условия режима удаленки. Документ защищает различные права дистанционных сотрудников, как, например, право не находиться на связи круглосуточно, возможность компенсировать расходы на электроэнергию и амортизацию личного компьютера и другие.

Однако карантинные каникулы повлекли за собой множество вопросов и со стороны работодателей, одним из основных стал вопрос — как заполнять табель учета рабочего времени в нерабочие дни?

Ответ на этот и другие вопросы читайте в нашей статье.

В трудовом законодательстве понятия «нерабочий день» пока что не существует. В трудовом кодексе есть два термина:

1.Выходные дни.

2.Нерабочие праздничные дни.

А вот просто нерабочих дней в трудовом кодексе нет. Как нет и подходящего кода для таких дней среди кодов, которые используются в табеле учета рабочего времени.

Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным, поэтому привычные коды «В» и «ОВ не подходят. Нельзя также проставить отметку о явке в эти дни, так как код «Я» подразумевает присутствие на работе.

Работодателям необходимо самостоятельно утвердить специальный новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, «ОД» (оплачиваемый день) или «НОД» (нерабочий оплачиваемый день).  В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням, зафиксировав, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Помимо этого, работодатель вносит изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.

Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, можно дополнить табель кодом для удаленной работы, например, «УД», и утвердить приказом соответствующие изменения. Это поможет работодателю различать тех, кто работает на «удаленке» и тех, кто присутствует на рабочем месте.

Уволить дистанционного сотрудника за прогул практически невозможно. Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены/рабочего дня. Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться для выполнения работы. При дистанционной работе рабочее место сотрудника не подконтрольно работодателю. Работодатель в этой ситуации не может поставить в табеле код «НН» за прогул.

Но выход из этой ситуации есть.

Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно привлечь к ответственности за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами.

Изменения, которые происходят сейчас, — это своего рода проверка того, как быстро и грамотно мы можем адаптироваться к происходящему. Безусловно, нам всем нужны нестандартные решения, особенно от провайдеров программ электронного документооборота.

На рынке существуют различные программные обеспечения для учета кадров, включая табели учета рабочего времени. В связи с возможными изменениями в законодательстве, в условиях меняющегося мира профессиональные разработчики уже внесли необходимые изменения в соответствующие программы.

В частности, к одной из таких программ относится «Отдел Кадров Плюс», реализовавшая различные дополнения в связи с новым режимом работы. Одно из них – это возможность пользователям самостоятельно вносить изменения в базовые настройки программы, чтобы «привязать» любые новые коды и обозначения для табеля и приказы о назначении нерабочих дней с сохранением заработка и назначении рабочих дней на условиях удаленной работы из дома.

Что касается изменений в связи с возможным принятием законопроекта об удаленке и порядке компенсации дополнительных расходов работников, которые возникают, например, при работе на личном компьютере, возникает вопрос – как это будет реализовано на практике?

Согласно тексту законопроекта, компенсация не будет обязанностью работодателя, это скорее предмет торга. Работник может запросить возмещение затрат, а работодатель, в свою очередь, увеличить его оклад за счет сокращения трат на организацию рабочего места в офисе.

Помимо этого, в условиях новой реальности возникает необходимость создания формы отчетности для сотрудников, с помощью которой они смогут подтвердить, когда начали и закончили рабочий день, а также необходимость обозначенной организации режима труда и отдыха.

Пандемия в связи с эпидемией коронавируса разрушила привычные экономические, социальные, деловые и прочие связи. После восстановления ситуации в мире многие из них предстоит выстраивать заново, не исключено, что некоторые из них изменятся до неузнаваемости.

В данной статье речь пойдет о том, насколько будет востребована удаленная работа после снятия существующих ограничений.

Миллионы людей по всему миру начали привыкать к удаленной работе — рабочий стол в офисе сменился на письменный в квартире, на личном компьютере появились новые программы, а видео-конференции заменили привычные встречи.

Возможно, вирус помимо печальной статистики откроет нам новые горизонты и даст толчок к развитию, позволив преодолеть преграды, которые раньше не удавалось. Люди станут внимательнее и серьезнее относится к работе в дистанционном формате, а важность результата станет преобладать над временем работы.

Однако на данный момент мы даже не можем сказать точное количество россиян, которые под влиянием обстоятельств перешли на удаленку. Это вполне объяснимо – многим работодателям и работникам самостоятельно пришлось разбираться в особенностях дистанционной работы, ведь в Трудовом кодексе пока что не существует понятия дистанционной занятости. В нем написано, что работник может быть дистанционно занят, только если он подписал соответствующий контракт. Многие не оформляли никакие договоры, а работали то дома, то в офисе в зависимости от ситуации с вирусом. Конечно, статистики без бухгалтерской отчетности быть не может, однако очевидно, что число работников на удаленке возросло в разы.

На дистанционную работу перешли целые отрасли экономики – образование, наука, торговля и другие. Вполне возможно, что данный переход заставит задуматься о сохранении такого режима работы и после окончания карантина.

Нацеленность на результат – именно такая установка позволит многим работодателям позволить своим сотрудникам работать, где те посчитают нужным. Действительно, какая разница где выполнено задание — важен только результат.

Так пандемия изменила сознание многих. «Фейсбук» и «Гугл» уже заявили, что их работники до конца года не вернутся в офис. А «Твиттер» разрешил своим сотрудникам остаться дома навсегда. Однако в США и Европе на условиях удаленной занятности и до пандемии работало около 30% занятых. В России дела обстоят иначе — до вынужденных мер только 4% работников работали вне офиса.

Тем не менее, многие крупные компании оценили эффективность удаленки и задумались о сохранении такого режима работы в будущем.

Российские компании-гиганты из топ-50 планируют после стабилизации ситуации перевести хотя бы часть персонала на удалённую занятость.

В Х5 Retail Group планируется перевести на удаленную работу не менее 30% персонала, отметили в пресс-службе компании. Переход части сотрудников на дистанционный режим работы рассмотрят и в «Ленте».

Переход на удаленную работу поможет компаниям сберечь от 15 до 35% бюджета – не будет необходимости арендовать офисное помещение, нанимать охрану, оплачивать коммунальные услуги. Удаленная занятость позволит сэкономить деньги не только на аренде, но и на организации рабочего места для сотрудника.

Несмотря на технические возможности, в ближайшем будущем не все компании планируют перейти на дистанционный формат. Большинство работодателей отказались сохранить удаленку после пандемии.

Если крупным и средним компаниям удавалось перевести на удаленку всех сотрудников чаще, то мелкие предприятия столкнулись со многими проблемами.

Одними из них стали низкое техническое обеспечение организации и трудности с принятием решений без оглядки на Трудовой кодекс, в котором удаленная работа не была закреплена на законодательном уровне.

Но самая большая проблема — это отношение работодателей, которые считают, что производительность работников, работающих вне офиса, намного ниже. Хотя по результатам исследований выявлено, что больше половины сотрудников работающих удаленно трудятся более производительно. Многие работодатели уверены, что работники на удаленке вообще могут получать меньшую зарплату, ведь работодатель вроде как избавляет их от таких расходов, как деньги и время на проезд, ланч в кафетерии, позволяя работать, когда те захотят.

Однако такое суждение ошибочно. Куда логичнее и справедливее оценивать работу по результату, а не по отработанному времени, ведь и 8 часов в офисе работник может проводить впустую.

Удаленная работа действительно имеет и положительные, и отрицательные стороны при чем для обеих сторон – работодателей и работников.

Одной из основных проблем в офисе являются расходы на организацию рабочего пространства, о которых было сказано ранее. Помимо этого, занимает время и создает дополнительные траты как для сотрудников, так и для руководителей дорога до офиса. И, несмотря на то, что многие работодатели считают, что в офисе имеют больше возможностей контролировать исполнение обязанностей работников, в любом коллективе всегда будет место для разговоров с коллегами, перекуров, затянувшихся обеденных перерывов.

Однако удаленка не решает всех этих проблем и имеет не только положительные стороны.

Для работодателей главной трудностью становится вопрос контроля и связи с работниками. Как отследить присутствие на рабочем месте, если в Трудовом кодексе – рабочее место – это пространство, подконтрольное работодателю, а на удаленке это физически невозможно. В какое время уместно связаться с работником, если свой режим работы он выстраивает самостоятельно? Что считать прогулом? — и многие другие вопросы, которые пока что не регулирует законодательство.

Для работника на удаленке, конечно, открываются дополнительные возможности – больше времени дома рядом с семьей, свободный режим работы и отдыха, сокращение издержек на еду не дома и дресс-код. Помимо этого, в Трудовом кодексе планируется закрепить возможность работодателей возмещать затраты на электроэнергию и амортизацию личного компьютера работника.

В то же время дистанционный режим работы влечет за собой большие проблемы – это нехватка живого общения, фокус только на экономической роли работника без должного внимания к социальной, отсутствие впечатлений и однообразный рабочий день.

Но, наверное, самой серьезной проблемой является непонимание со стороны родственников, которые часто пытаются вовлечь дистанционного работника в домашние дела, постоянные отвлекающие факторы, отсутствие необходимой техники.

Все эти трудности указывают на то, что переход на удаленную работу должен быть организованным и постепенным. Резкие и быстро реализованные карантинные меры показали неготовность многих работников выполнять свои обязанности удаленно, особенно в тех случаях, когда домашний офис приходится делить с другими членами семьи и когда дети дома. Компьютеры и смартфоны у многих совершенно не предназначены для того, чтобы продуктивно работать из дома, не говоря уже о тех случаях, когда в семье один только компьютер. Ситуация, когда он одновременно нужен работающим на удаленке родителям и учащимся детям неизбежно оборачивается конфликтами и стрессом.

В любом случае, мы можем сделать вывод о том, что пандемия и вынужденная самоизоляция наверняка изменят мир труда, заставив работодателей внимательнее присмотреться к возможностям удаленной занятости.

Это позволит осуществить переход к совершенно иной экономике, более рациональной и адекватной, в центре которой будет удаленная интеллектуальная работа.

Работа в условиях пандемии показала, что в настоящее время развитые средства коммуникаций могут сделать деятельность во многом более эффективной, а личные встречи зачастую излишни.

Невозможность бумажного делопроизводства вне офиса доказало реальную эффективность таких сервисов, как электронный документооборот. Даже после окончания пандемии сервисы ЭДО продолжат активно применяться, поскольку они удобнее, сокращают время на обмен документами и офисные расходы.

Большое значение приобретают управление и контроль информационных ресурсов. Если раньше в периметре корпоративной сети и на корпоративных устройствах был возможен дополнительный контроль доступа и перемещения конфиденциальной информации, то обеспечить такой контроль за пределами сетевого периметра и на домашних устройствах сложнее. Поэтому важно наделять сотрудников минимально необходимым набором полномочий, своевременно блокировать доступ и осуществлять регулярные проверки. Эти задачи традиционно решают системы класса Identity Management (IDM). Также с развитием онлайн-сервисов дополнительную актуальность приобретают системы класса Single Sign-On (SSO), которые могут применяться для прозрачной и усиленной аутентификации не только в корпоративных, но и в клиентских приложениях.

Работодателю будет необходима возможность контролировать, чем занимается работник, с помощью технических средств, специального ПО. Например, делать случайным образом скриншоты его экрана несколько раз в час, получать информацию, на какие сайты он заходил в течение дня, устраивать онлайн совещания и много другое.

Все это дает стимул развиваться разработчикам различных программных обеспечений, адаптируюсь к условиям изменяющейся реальности.