Ошибки в кадровых документах являются основной причиной нарушения трудового законодательства. Эти ошибки могут накапливаться, так как многие руководители даже не подозревают о них, пока не столкнуться с проверками трудовой инспекции. Более того, могут быть инициированы проверки Роскомнадзор при наличии ошибок в обработке персональных данных.

В данном обзоре разберем 5 ключевых признаков того, что пора отказаться от ручного формирования кадровых документов в Word или Excel и перейти на автоматизацию кадрового делопроизводства.

1. Вы не уверены в сохранности персональных данных (152-ФЗ)

• Ситуация:
  • Личные данные сотрудников хранятся в файлах Excel, Word или бумажных папках.
  • Доступ к ним есть у большого количества сотрудников, включая работников, не имеющих отношения к кадрам.
• Риски:
  • Штрафы до 500 000 руб. за нарушение закона о персональных данных (152-ФЗ).
  • Иски сотрудников при утечке персональных данных.
• Решение:
  • Хранить информацию по сотрудникам в «закрытой» базе данных программы кадрового учета с доступом через логин и пароль
  • Подготовить все необходимые документы по обработке персональных данных (положения по ПД, согласия на обработку ПД, приказы о назначении ответственных лиц по работе с ПД и прочие документы).

2. Вы не готовы к проверке трудовой инспекции

• Ситуация:
  • При проверке вы не можете быстро собрать нужные кадровые приказы за прошлые периоды.
  • Формы документов устаревшие и не соответствуют текущему законодательству.
• Риски:
  • Штрафы до 100 000 руб. за отсутствие документов (ст. 5.27 КоАП).
• Решение:
  • Применение кадровой программы с формированием приказов за любой период времени по сотрудникам (включая уволенных).

3. Излишние затраты времени кадровика на рутинное формирование в Word или Excel повторяющихся шаблонов кадровых приказов по разным сотрудникам

• Ситуация:
  • Один приказ в Word или Excel = это минимум 30 минут (или часы) на поиск нужного варианта файла приказа, заполнение и согласование.
  • При увольнении сотрудника приходится искать и вручную проверять все файлы Word и Excel, относящиеся к нему.
• Потери:
  • Хранение персональных данных в открытом доступе в файлах Word и Excel = риски штрафов от Роскомнадзора.
  • Оплата времени специалиста кадров за работу, которую можно автоматизировать. Экономия времени позволит кадровику сфокусироваться на более важных задачах, чем постоянное копирование и заполнение файлов
  • Ошибки человеческого фактора при ручном заполнении файлов Excel или Word (например, если в течении дня в ручном режиме готовятся однотипные приказы по десяткам сотрудников).
• Решение:
  • Программа кадрового учета сформирует любой автоматически заполненный шаблоны приказа или трудового договоров в 1 клик за несколько секунд.
  • Все приказы и документы будут хранится в программе с возможностью выгрузки их при запросе со стороны сотрудника или гос. органов.

4. Частые нарушения сроков по предоставлению нужного кадрового приказа на подпись или нарушения сроков по отчетам в СФР

• Ситуация:
  • Нарушения по срокам отпусков (забывают уведомить сотрудника про периоды в соответствии с графиком отпусков).
  • Больничные выплачивают с опозданием.
  • Забывают пересчитать стаж для применения определенных льгот или надбавок.
  • Забывают оформить приказ на перевод и соответствующее доп. соглашение.
  • Забывают подать отчеты в СФР.
• Последствия:
  • Штрафы по результатам проверки Трудовой инспекции.
  • Конфликты в коллективе между кадровиком и сотрудниками.
• Решение:
  • Автоматизацию контроля сроков и показа уведомлений можно обеспечить в программах-органайзерах или в специальных программных решениях для кадрового учета.

5. Кадровик не успевает быстро адаптироваться к изменениям в законах, даже если он самостоятельно ищет обновленные бланки приказов и изучает законодательство

• Ситуация:
  • За последние годы было множество изменений законодательства по персональным данным, ЕФС отчетам, воинскому учету, миграционному учету и т.п. Менялись требования к формулировкам условий трудовых договоров и доп. соглашений. Изменения будут продолжаться.
  • Периодически обновляются бланки приказов.
• Риски:
  • Даже если кадровик старается отслеживать все изменения «самостоятельно в одиночку», в любом случае это тяжело и есть вероятность пропустить важные изменения. Как следствие, нарушение законодательства ведет к спорам, штрафам и искам со стороны сотрудников.
• Решение:
  • Кадровая программа содержит актуальные бланки приказов, трудовых договоров и доп. соглашений. Разработчики кадровых программ постоянно отслеживают изменения законодательства, так как работают с множеством пользователей и поддерживают актуальность, выпуская обновления.

Итог

Если Вам знакомы хотя бы 2 пункта из списка выше — то Ваша компания в зоне риска. Рекомендуем провести аудит Вашего кадрового учета, выявить проблемные места и запланировать внедрение программы для кадрового учета.

Одним из ключевых шагов для минимизации рисков нарушений при работе с персональными данными, будет отказ от хранения персональных сведений кандидатов и работников в открытом виде (Word, Excel, PDF и т.п.). Храните файлы с персональными данными в специальных программах кадрового учета, с помощью которых Вы сформируете любой кадровый приказ и все документы по персональным данным в необходимом формате. Данные программные решения обеспечивают безопасное хранение всех сведений по сотрудникам.

Скачать программу кадрового учета с максимальным уровнем хранения персональных данных

Руководители, бухгалтеры, кадровые специалисты постоянно работают с персональными данным (ПД): паспортные реквизиты, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты, дипломы, зарплатные сведения и прочие ПД. Если будут допущены ошибки при обработке персональных данных, то граждане, юридические и должностные лица несут административную ответственность, что может привести к крупным штрафам в случае выявления нарушений со стороны государственной инспекции труда (ГИТ) и Роскомнадзора.

В данном обзоре раскроем тему уровня ответственности должностных лиц при работе с персональными данными с перечислением главных ошибок.

Самый высокий уровень ответственности у руководителей как должностных лиц.

Должностные лица — это сотрудники, которые выполняют организационно-распорядительные функции, включающие полномочия по руководству коллективом, формированию кадрового состава, определению трудовых функций работников, а также принятию юридически-значимых кадровых решений (например, аттестация персонала). Также должностные лица имеют полномочия по управлению имуществом и деньгами организации, например при принятии решений о зарплатах и премиях.

На практике, в дополнение к руководителям, штраф также могут наложить на бухгалтера или кадрового сотрудника, если в их должностных инструкциях прописаны обязанности по обработке ПД. В таком случае бухгалтер или кадровик не отделается дисциплинарной ответственностью.

Решение о том, кто является должностным лицом (кроме руководителя), может принять сотрудник государственной инспекции труда в ходе проверки организации. Проверяющий может сделать вывод, что бухгалтер или кадровик является должностным лицом на основе анализа должностных инструкций, условий трудового договора и приказа директора о наделении бухгалтера или кадровика соответствующими полномочиями для работы с персональными данными (ПД).

Первая ошибка: отсутствие согласия на обработку персональных данных

Если бухгалтер или кадровый работник получили доступ к персональным данным (ПД) кандидата или работника без его письменного разрешения (согласия), то это нарушение. Кадровикам и бухгалтерам обязательно нужно запрашивать подписанное согласие на обработку ПД от кандидатов и работников (включая внештатных сотрудников). В данном согласии должны быть прописаны все цели использования персональных данных их «владельца».

Если получение согласия на обработку персональных данных входит в должностные инструкции бухгалтера или кадрового работника, то отсутствие письменного согласия приведет к штрафу как для должностного лица. Данный штраф составляет от 100 тысяч до 300 тысяч рублей в соответствии с ч. 2 ст.13.11 КоАП).

Вторая ошибка: персональные данные хранятся или передаются через запрещенные ресурсы (сервисы)

На практике, большинство организаций продолжают обмениваться персональными данными через иностранные облачные сервисы Google Docs, Dropbox и т.п., а также через иностранные мессенджеры и соцсети. Это нарушение закона, так как указанные иностранные сервисы и мессенджеры для хранения данных используют серверы за пределами России.

Часть 5 ст.18 закона о персональных данных обязывает записывать, систематизировать, хранить и извлекать ПД граждан России, с применением баз данных, находящихся внутри страны.

Таким образом, если бухгалтер или кадровик нарушит данное требование, то штраф должностного лица может составить от 100 тысяч до 200 тысяч рублей (см. ч.8 ст.13.11 КоАП).

Третья ошибка: передача персональных данных третьим лицам без разрешения

Если бухгалтер или кадровик получает доступ к персональным данным (ПД), то он не имеет разглашать данные сведения третьим лицам без согласия субъекта(владельца) ПД, даже если коллега внутри компании попросит сведения, относящиеся к ПД другого сотрудника. Например, нельзя раскрывать размер зарплаты сотрудника, если он не давал согласия(разрешения) на это.

Штраф за подобное нарушение от 40 тысяч до 50 тысяч рублей (ст.13.14 КоАП). Более того, возможна дисквалификация на срок до трех лет, что означает невозможность работать на некоторых должностях.

Чтобы уменьшить риски утечки персональных данных, рекомендуется проанализировать уровень информационной безопасности в организации и предпринять необходимые шаги для наведения порядка в работе с ПД.

Подробнее об информационной безопасности

Четвертая ошибка: хранение лишней информации в личных делах работников

Хотя закон не требует ведение личных дел работников в организациях коммерческого сектора (в отличие от госучреждений), многие компании ведут личные дела с хранением сведений (копий) таких документов, как паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы, медосмотры, военные билеты и т.п. Копии данных документов могут запрашиваться бухгалтером или кадровиком для внесения сведений в трудовые договоры и документы по персональным данных. После применения копии документов с персональными данными, полученные от работника, необходимо вернуть владельцу.

Трудовая инспекция или прочие надзорные органы оштрафуют организацию или должностное лицо, если посчитают, что сведения в личных делах являются избыточными. Это происходит, когда документы не относятся к служебной деятельности сотрудника, но хранятся в личном деле, что относится к обработке персональных данных, несовместимых с целями их сбора. В данном случае штраф для должностных лиц составит от 50 тысяч до 100 тысяч рублей (часть 1 ст. 13.11 КоАП).

Пятая ошибка: несообщение или несвоевременное сообщение об утечке персональных данных

Если были нарушены права субъекта (владельца) персональных данных (ПД), то об этом необходимо уведомить Роскомнадзор. На практике, к таким нарушениям может относиться неправомерная или случайная передача ПД, проще говоря, допущена утечка персональных данных.

Штраф должностного лица за несообщение Роскомнадзора о таком нарушении составляет от 400 тысяч до 800 тысяч рублей.

В дополнение к вышеуказанной информации об уровне ответственности должностных лиц в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), при нарушениях в сфере персональных данных может возникать также ответственность гражданско-правового характера для оператора персональных данных (организаций), например:

• компенсация морального вреда;

• возмещение убытков;

• оплата неустойки;

• прочие виды обязанностей.

В перечисленных выше обязанностях вред будет возмещаться организацией (оператором ПД). Но это не означает, что работодатель не сможет привлечь ответственного работника (например, бухгалтера или кадровика) к материальной ответственности, чтобы компенсировать затраты на выплаты компенсаций пострадавшему субъекту (владельцу) персональных данных. Для этого необходимо будет доказать, что бухгалтер или кадровик допустил ошибки при работе с ПД.

Одним из ключевых шагов для минимизации рисков нарушений при работе с ПД, будет отказ от хранения персональных сведений кандидатов и работников в открытом виде (Word, Excel, PDF и т.п.). Храните файлы с персональными данными в специальных программах кадрового учета, с помощью которых Вы сформируете любой кадровый приказ и все документы по персональным данным в необходимом формате. Данные программные решения обеспечивают безопасное хранение всех сведений по сотрудникам.

Скачать программу кадрового учета с максимальным уровнем хранения персональных данных