В любой организации, вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, ежедневно формируются собственные документы или присылаются документы со стороны прочих организаций. Это могут быть приказы и распоряжения, деловые письма(корреспонденция), договоры, коммерческие предложения, отчетность и т.п. За определенный период количество документов может достигнуть сотен или нескольких тысяч, а в средней или крупной организации количество исчисляется десятками тысяч документов. По этой причине возникает один из главных вопросов — как долго хранить эти документы? В данной статье постараемся подробнее ответить на данный вопрос.
Кто регулирует сроки хранения документов?
Сроки хранения документов регулируются федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ. В соответствии с пунктом 1 статьи 17 федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», все организации и ИП должны хранить архивные документы (включая документы по сотрудникам) в течении определенных сроков в зависимости от типа документа (кадровые, бухгалтерские и т.п.).
Например, существует отдельный Перечень типовых управленческих документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);
Также сроки хранения определены прочими законодательными положениями. Например, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. Для акционерных обществ действует Положение о порядке и сроках хранения документов АО (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).
Необходимо отметить, что архив документов должен включать как бумажные так и электронные документы. Это не влияет на сроки хранения документов. Причем юридически значимые электронные документы (включая сканы и файлы с ЭЦП) можно хранить не распечатывая.
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Кадровые документы
К документам по личному составу относятся приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, справки, заявления, трудовые договоры, доп.соглашения, личные карточки работников (подробнее), гражданско-правовые договоры и акты.
Документы по сотрудникам, завершенные и переданные в архив после 01.01.2023 необходимо сохранять 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Такой же срок хранения требуется для оригиналов личных документов (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), если сотрудник их не забрал при увольнении (ст. 449 Перечня № 236). Стоит ли хранить копию бумажной трудовой, если работник выбрал электронную трудовую книжку? Роструд считает, что такой обязанности у работодателя нет. После выдачи работнику оригинала бумажной трудовой книжки, организация освобождается от необходимости хранить этот документ.
Из указанного выше списка есть исключения. Например, дисциплинарных взыскания, графики отпусков нужно хранить всего три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236, ст. 453 Перечня № 236).
Согласия на обработку персональных данных также хранятся три года, но отсчет данного периода начинается только после завершения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Важно помнить, что прочие документы по персональным данным (положения и инструкции) хранятся постоянно ((ст. 440 Перечня № 236). Подробнее
Пять лет хранятся табели учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Подробнее о табеле
Пятилетний срок хранения относится также к приказам о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказам о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. При «вредной» работе, приказы о командировках нужно хранить 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).
На протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236).
Платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат хранятся шесть лет (ст. 295 Перечня № 236). Но это при условии, что работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).
Постоянно необходимо хранить приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). К таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.
Документы кадрового электронного документооборота, необходимо хранить «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатели применяет кадровый ЭДО, то он обязана обеспечить сохранность таких документов в соответствии со статьей 22.3 ТК.
Подробнее о проверках трудовой инспекции
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Бухгалтерские документы
Срок хранения бухгалтерских документов регулируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Большинство бухгалтерских документов необходимо хранить пять лет. Но существуют некоторые дополнительные критерии и исключения.
Например, первичные документы, регистров бухучета, бухотчетность и аудиторские заключения хранятся пять лет после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А документы учетной политики и документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета пятилетний срок начинается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Этот же порядок определения срока хранения действует для средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) хранятся не менее пяти лет, а при возникновении споров— до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов необходимо хранить пять лет с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).
Рабочий план счетов и промежуточная бухгалтерская отчетность хранится также пять лет (п. 267 Перечня № 236). Годовая отчетность хранится постоянно (п. 268 Перечня № 236).
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Налоговые документы
В соответствии с правила подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ, документы бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, нужно хранить пяти лет. Данный срок хранения начинается после окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
Но есть исключение для документов, подтверждающих объем понесенного убытка. Данные документы хранятся в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Книги покупок и книги продаж (включая дополнительные листы к ним), хранятся четыре года. Отсчет начинается с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Счет-фактуры следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).
Пять лет хранятся налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов. Но декларации ИП за период по 2002 год включительно, необходимо хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). Расчет по страховым взносам хранится на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов хранятся шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).
Необходимо учесть, что при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы карточки индивидуального учета придется беречь на протяжении 50 лет (ст. 309 Перечня № 236).
Переписка с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) хранится пять лет. Данный срок увеличивается в два раза, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236). Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Здесь сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).
Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, необходимо хранить пять лет после прекращения обязательств по ним (ст. 224 Перечня № 236).
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Штрафы за нарушение сроков хранения документов
Основной причиной штрафа за нарушение сроков хранения, является ситуация непредоставления документа по запросу ИФНС. Данный запрос направляется при проверке налогоплательщика (выездной или камеральной), а также запрос может возникнуть в рамках «встречки», либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Во всех случаях непредоставление или несвоевременное предоставление каждого документа обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. В данном случае размер штрафа зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия документов произошло занижение налоговой базы, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Нарушение порядка и сроков хранения документов может стать причиной для привлечения организации или сотрудников к административной ответственности. Штрафы и санкции за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов (включая кадровые и бухгалтерские) установлены в статье 13.20 КоАП РФ. Наказанием будет предупреждение или штраф в следующем размере: от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.
Более строгие наказания за неисполнение обязанности по хранению документов у АО или ООО. Размер штрафа составляет от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. для самого общества (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ). А за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям предусмотрен штраф от 4 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. для организаций (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). Чуть меньшие взыскания (от 1 000 до 2 000 руб. для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 руб. для юрлиц) предусмотрены за нарушение сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).
Подробнее о проверках трудовой инспекции
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Вне зависимости от того, попала организация в план проверок или нет, рекомендуется ответственно подходить к работе с кадровыми документами. Ключевым преимуществом для любой организации будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов, документов воинского учета и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать необходимый документ за прошлые периоды и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как всегда будет возможность заранее приготовить оригиналы документов.
Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров, воинского учета и охране труда.
При отсутствии у работодателя службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда их функции может осуществлять работодатель — индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.
Например, учет медосмотров и оценка условий труда (СОУТ) относится как к отделу кадров, так и к охране труда. Чтобы исключить споры и разногласия рекомендуется разделить данные рабочие процессы на уровне локально нормативных актов. В итоге, спорные зоны ответственности будут регулироваться регламентами, на которые могут ссылаться специалисты отдела кадров и охрана труда.
