Планирование и контроль рабочего времени персонала относится к одной из ключевых задач работодателя.

От фактического отработанного времени сотрудников зависят затраты по заработной плате.
Также учет рабочего времени позволяет оценить производительность труда организации.

Учет рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации.
В данный учет включены часы, в которые работники выполняют обязанности, предписанные должностными инструкциями и трудовыми договорами, а также внутренними локально-нормативными актами организации. Сверхурочная занятость также учитывается и оплачивается отдельно.  ТК РФ регулируют и продолжительность работы. По текущим нормативам она равняется 40 часам в неделю (Статья 91 ТК РФ).

Другими словами, учет времени сотрудника — это правило подсчета рабочих часов. Фактически отработанное время заносится в табель. Ведение табеля (формы Т-12 им Т-13) также регулируется законодательством как обязательное для всех организаций, независимо от вида деятельности и количества сотрудников.

В кадровом делопроизводстве выделяются  два понятия для учета рабочего времени:

• график работы (планируемый режим);
• график учета (табель) фактического рабочего времени за месяц или прочий отчетный период.

ВИДЫ ГРАФИКОВ РАБОТЫ

Планируемый график работы определяет режим рабочего времени сотрудников по следующим критериям:

• Длительность трудовой недели. Например, пятидневная рабочая неделя (5 будних дней и 2 выходных). Также может быть шестидневка (6 рабочих дней и 1 выходной). На практике также применяются гибкие (сменные) расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Начало и окончание исполнения сотрудником служебных обязанностей.
• Продолжительность и график перерывов.
• Количество смен (например в производстве).
• Выделение персонала с ненормированным режимом работы.

График работы необходимо формировать в каждой организации.  Если в организации принят единый режим рабочего времени (40-часовая пятидневная рабочая неделя), то можно не утверждать отдельные документы по графику работы.  Но для указанных ниже ситуаций, обязателен документированный учет графика работы:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

График работы прописывается в рамках трудового договора или должностной инструкции.
Выделяют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Если сотрудник с таким графиком отработает сверхурочно, то дополнительное время необходимо оплатить. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Применяется для сотрудников, которые могут работать в нестандартное рабочее время. Например, если работа предполагает задержки на рабочем месте, командировки или выходы в выходные дни. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не учитываются для оплаты. Но сотрудник получает 3-10 дней дополнительного оплачиваемого отпуска ежегодно к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Не существует официальных терминов «гибкий» или «свободный» график работы. В таком случае в трудовом договоре указывают определенное количество рабочих часов в неделю. На практике также встречаются трудовые договоры, где регламентируют время, в течение которого можно контактировать с сотрудником по телефону или мессенджеру. Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания рабочего периода. Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям.
• Сменный график. При таком варианте в трудовом договоре прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Составляется расписание смен до начала месяца. Ночные часы (с 22:00 до 6:00) учитываются в табеле отдельно для оплаты в двойном размере. Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
• Суммированный учет. Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год. Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки.
• Разделение дня на части. Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

ВИДЫ УЧЕТА ФАКТИЧЕСКОГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (ТАБЕЛИ)

Каждая организация использует собственный вид учета рабочего времени исходя из особенностей своей деятельности. Для описанных выше графиков работы применяют следующие виды учета фактически отработанного времени:

• Поденный (каждодневная фиксация отработанных часов). Сочетается с нормированным графиком. В табеле фиксируется количество часов, отработанное сотрудник за день.

• Понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели). Применятся для учета фактически отработанного времени в случаях с различной длительностью пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Понедельный учет рабочего времени (как и поденный) применяются исходя из того, что в рабочей неделе 40 часов, но распределяться по дням они  могут по-разному. Необходимо подсчитать общее отработанное время в неделю. Если итог 40 часов недельной работы, то оплата по фиксированной ставке. Сверхурочные оплачиваются отдельно.

• Суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).На практике встречаются следующие периоды учета:
  • месяц;
  • квартал;
  • год.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода. При суммированном учете времени работников с вредными условиями труда нельзя применять учетный период более трёх месяцев.  Общее количество отработанных часов фиксируется ежедневно, но общий итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

На табель рабочего времени влияет  т.н. производственный календарь, составляемый ежегодно. Данный календарь учитывается государственные и профессиональные праздников, выходные и  укороченных предпраздничных дней. Также в табеле учитываются командировки, отпуска, больничные и прочие причины отсутствия сотрудников на работе.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата и прочие доплаты. В настоящее время (с 01.01.2013) не обязательно использование строгой унифицированной формы табеля. Можно применять свой вариант шаблона табеля, важно чтобы в нем содержались необходимые реквизиты для первичных документов (регулируется законом 402-ФЗ).

Существуют два унифицированных шаблона табелей: Т-12 и Т-13.  Главное отличие Т-12 от Т-13 в том, что первый документ предназначен для ручной фиксации рабочего времени сотрудников и в нем есть блок для расчета зарплаты.  Табель Т-13 можно заполнять в кадровых и бухгалтерских программах. Т-13 не содержит раздел расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию. 

ИТОГ

График работы (график сменности) документ для времени сотрудника на будущие периоды (неделя, две недели, месяц). График работы не учитывает возможных фактических отклонений по времени работы от планового времени.  Данный документ не сдается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Табель фиксирует фактическое рабочее время за период (неделя, две недели, месяц) с учетом ежедневных рабочих часов. Табель учета рабочего времени сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Рабочие часы в табеле, не обязательно должны совпадать с запланированным ранее графиком работы. Это не противоречит закону. Могут быть ситуации, когда сотрудники отсутствуют на работе из-за болезни, прогулов и т.п. И наоборот, они могут привлекаться к незапланированной сверхурочной работе или работе в выходные дни.

Учет рабочего времени регулируется ст. 91 Трудового кодекса РФ. Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.  Учет фактически отработанного времени ведется по каждому сотруднику. Для табелей применяются две формы:

• учет рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13).